إدارة المشاريع

المهام

مقدمة 

يعمل هذا المستند كدليل لكيان المهام. يعد هذا الكيان جزءًا من نظام إدارة المشاريع لدينا والذي يساعد في تتبع وإدارة مهام المشروع أو المهام التي تنشأ أثناء دورة حياة المشروع. يتيح لك هذا الكيان إنشاء المهام وتحديثها وتتبعها بسهولة.

تم تصميم دليل المستخدم هذا لتزويدك بلمحة عامة عن كيان المهام و ميزاته وكيفية استخدامه بفعالية و الذي سيغطي المواضيع التالية: 

  • إنشاء وإدارة المهام 
  • استعراض المهام  
  • تعديل مهمة
  • تعيين المهام لأعضاء الفريق

نأمل أن يساعدك دليل المستخدم هذا في أن تصبح بارعًا في استخدام كيان المهام لإدارة مهام المشروع بفعالية. إذا كانت لديك أي أسئلة أو تعليقات ، فلا تتردد في التواصل مع فريقنا

عملية المهمة

قبل الدخول في تفاصيل استخدام كيان المهام, لنوضح أولا المراحل التي ت منها المهمة داخل نظامنا , و هي كالتالي : 

  1. البداية : إنشاء مهمة جديدة بإرسال تفاصيل من قبيل [الاسم – الوصف – نوع الارتباط – المشروع – الوحدة التنظيمية – المحضر -القضية – المهمة – المسؤول – التاريخ – تاريخ التسليم – الحالة – نسبة الإنجاز …].
  2. تلقي المهمة : يتم إرسال المهمة إلى الموظف المكلف بإنجازها. يمكن للموظف إما رفض المهمة ( في هاته الحالة تعود للمرحلة الأولى ) أو الإتمام لينتقل سير العمل للمرحلة الموالية.
  3. تنفيذ المهمة : يتم إرسال المهمة إلى الموظف المكلف بإنجازها. يمكن للموظف إما طلب إعادة إسناد المهمة لأحد غيره ( في هاته الحالة نعود للمرحلة الثانية ) أو الإتمام لينهي تنفيذ المهمة و  ترسل إلى مرحلة المراجعة.
  4. مراجعة المهمة :  إذا تمت الموافقة من منشأ المهمة, فسيتم الانتقال إلى المرحلة النهائية. و في حالة الرفض تعود المهمة إلى الموظف المكلف في المرحلة الثانية.
  5. النهاية : اكتمال عملية تسجيل المهمة.

دليل الاستخدام 

  • بعد تلقي نظرة شاملة عن المراحل التي يمر منها تسجيل المهمة , يمكننا الآن الخوض في دليل استخدامها, و هنا سنقسم الدليل حسب الأدوار.

دليل مٌنشِئ المهمة

  • مقدمة

تم تصميم هذا الدليل لتوجيهك كمنشئ لمهمة خلال عملية تسجيل المهام. و سيكون دورك مقتصرا على إنشاء المهام و إسنادها إلى الموظفين, مراجعتها ثم انهائها. و هذا ما ستجده مفسرا في الفقرات القادمة.

  • الوصول

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكنك الوصول إلى المهام عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على أيقونة “إدارة المشاريع”  ثم الانتقال إلى صفحة المهام يظهر قسم الروابط السريعة و من ثم  أيقونة “المهام.

  1. القائمة الجانبية 

من خلال الضغط على “إدارة المشاريع” في القائمة الجانبية يمكنك الاطلاع على صفحة المهام والضغط على أيقونة  “المهام”.

  • استعراض المهام 

يمكنك عرض جميع المهام المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحتوي على ( الاسم – الوصف – نوع الارتباط – المشروع/المحضر/القضية/المهمة/الوحدة التنظيمية  – التاريخ – تاريخ التسليم- العناصر )

  1. إضافة مهمة : من خلال هذه الأيقونة يمكنك إضافة مهمة جديدة (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. خيارات المهمة

عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على : 

  • عرض : من خلال هذا الزر تستطيع عرض تفاصيل المهمة المحددة (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • تعديل : من خلال هذا الزر تستطيع تعديل المهمة المحددة (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

  • إنشاء مهمة جديدة   

تتيح لك بوابة رؤى إمكانية إضافة مهمة جديدة وذلك عن طريق : 

  1. أيقونة إضافة مهمة جديدة
  2. زر الإضافة

عندما تقوم بالضغط على أحد الخيارين يقوم النظام بتوجيهك إلى صفحة ادخال المهمة والتي تحتوي على المعلومات التالية : 

  • معلومات الإدخال :
    • الاسم : اسم المهمة
    •  الوصف : وصف المهمة 
    • نوع الارتباط : حقل تصنيف لاختيار الوحدة التي ترتبط بها المهمة (  مشروع/ محضر / قضية/ مهمة/ وحدة تنظيمية ) , بعد الاختيار يتم اظهار حقل جديد لاختيار اسم الوحدة المرتبطة  ( مثلا اذا اخترت حقل مشروع , سيظهر لك حقل جديد ” المشروع ” لتختار أي مشروع ترتبط به مهمتك )
    • المسؤول : المسؤول عن تنفيذ المهمة
    • التاريخ :  تاريخ بداية المهمة
    • تاريخ التسليم : تاريخ تسليم المهمة
    • الحالة : الخيارات : للعمل – قيد التنفيذ – تأجل – تم
  • العناصر : 
    • الحالة : تصنيف حالة المهمة (  – للتنفيذ – في تقدم – تمت )
    • موكل إلى :  تحديد الموظف الذي سيتكفل بالمهمة.
    • المرفق : مرفقات إضافية لشرح المهمة
  • زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم ارسال المهمة إلى مرحلة الراجعة عند مدير المشروع.
  • عرض تفاصيل المهمة الجديدة

يمكنك استعراض المهمة من خلال : 

  1. الضغط على المهمة 
  2. اختيار زر عرض 

  1. بعد اختيار أحد الخيارين  تستطيع استعراض تفاصيل المهمة   : 

  • تظهر صفحة التفاصيل  :
    • معلومات المهمة : المعلومات المُدخلة
    • تدفق العمل : يظهر مراحل المهمة 
    • تاريخ المهمة : تاريخ العمليات التي أريت على هذه المهمة
    • مرحلة المهمة + أيقونة : تتغير حسب مرحلة المهمة.
  • الإشعارات 

بعد إنشائك لمهمة جديدة و إسنادها لموظف معين, تنتقل المهمة إلى المسند إليه   للقيام بمزيد من الإجراءات. طوال سير عمل المهمة المهمة ، ستتلقى إشعارات لاطلاعك على أي تحديثات أو تغييرات. 

فيما يلي حالات الإشعارات المختلفة التي قد تواجهها:

  1. حالة إعادة الإسناد

إذا طلب الموظف الذي وكلته بالمهمة إعادة تعيينها إلى عضو آخر في الفريق ، ستتلقى إشعارًا يشير إلى الحاجة إلى إعادة التعيين. سيوفر الإشعار تفاصيل طلب الموظف. يمكنك مراجعة الطلب و إعادة تعيين مسؤول جديد عن المهمة : 

  1. حالة مراجعة المهمة

بمجرد أن يكمل الموظف المعين المهمة ، ينتقل سير العمل إلى مرحلة المراجعة. في هذه المرحلة ، ستتلقى إشعارًا يخبرك بأن المهمة جاهزة للمراجعة. تقع على عاتقك مسؤولية تقييم المهمة و إنهائها ما إذا كانت تلبي المعايير والأهداف المطلوبة.

  • إذا كانت المهمة تلبي توقعاتك ، يمكنك الموافقة عليها من خلال الضغط على زر الموافقة, يشير هذا الإجراء إلى أنه تمت مراجعة المهمة والموافقة عليها بنجاح. كما يسمح للمهمة بالمضي قدمًا في سير العمل إلى المرحلة النهائية.
  • في حالة عدم استيفاء المهمة للمعايير أو الأهداف المطلوبة ، يكون لديك خيار إعادتها إلى الموظف المعين. يجب أن تحدد هذه التعليقات بوضوح المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو تحديد التغييرات اللازمة.

دليل مٌتلقِّي المهمة ( المٌسندٌ إليه )

  • مقدمة

تم تصميم هذا الدليل لمساعدتك كمتلقي مهام في إدارة المهام المسندة إليك وإكمالها بفعالية في نظام إدارة المشاريع لدينا. بصفتك مستلمًا لمهمة ، ستتلقى إشعارات كلما تم تعيين مهمة جديدة لك. ستوفر لك هذه الإشعارات معلومات حول المهمة وتتيح لك اتخاذ الإجراءات المناسبة. توضح الأقسام التالية العملية بالتفصيل.

  • الوصول
  • بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكنك الوصول إلى المهام عن طريق  
  • الإشعارات
  1. بصفتك مستلمًا لمهمة ، ستتلقى إخطارات كلما تم تعيين مهمة لك من قبل منشئ المهمة.
  2. سيتم تسليم هذه الإخطارات من خلال نظام إدارة المشروع أو البريد الالكتروني.
  3. سيؤدي النر فوق الإشعار إلى توجيهك إلى صفحة تفاصيل المهمة.
  • صفحة تفاصيل المهمة
  •  عند النقر فوق الإشعار ، ستتم إعادة توجيهك إلى صفحة تفاصيل المهمة.
  •  توفر صفحة تفاصيل المهمة معلومات شاملة حول المهمة ، بما في ذلك متطلباتها وإرشاداتها وأي مستندات أو موارد ذات صلة.
  •  خذ الوقت الكافي لمراجعة تفاصيل المهمة بعناية لفهم نطاقها وأهدافها.

  1.  إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى توضيح إضافي ، فتواصل مع منشئ المهمة أو أي شخص آخر مخصص للاتصال للحصول على المساعدة ( تستطيع كتابة تعليق على المهمة نفسها مع الإشارة إلى الموظف الذي تود أن تسأله كما يلي :  @اسم_الموظف).
  • تلقي المهمة

عند مراجعة تفاصيل المهمة ، لديك الخيارات التالية:

  1. رفض المهمة: إذا واجهت أي مشكلات أو تحديات تمنعك من إكمال المهمة ، فيمكنك اختيار رفضها. من خلال تحديد خيار “رفض المهمة” ، ستتم إعادة المهمة إلى منشئ المهمة ، الذي سيقرر بعد ذلك ما إذا كان سيعيد تعيينها إلى موظف آخر أو إجراء أي تعديلات ضرورية.
  2.  قبول المهمة: إذا قبلت المهمة وكنت واثقًا من قدرتك على إكمالها ، فحدد الخيار “قبول المهمة”. هذا يدل على التزامك بتنفيذها

تنفيذ المهمة

  1. بمجرد قبول المهمة ، يتقدم سير العمل إلى مرحلة التنفيذ.
  2. إذا واجهت أي صعوبات أو شعرت أنه لا يمكنك إكمال المهمة ، فلديك خياران:
    1. طلب إعادة التعيين: إذا كنت تعتقد أنه يجب إعادة تعيين المهمة إلى عضو آخر في الفريق بسبب عبء العمل أو لأسباب أخرى ، فحدد خيار “طلب إعادة التعيين”. سيؤدي هذا إلى بدء عملية إعادة التعيين ، وستتم إعادة المهمة إلى منشئ المهمة لاتخاذ مزيد من الإجراءات.
    2. إكمال المهمة: إذا أكملت المهمة بنجاح ، فانقر زر “تم التنفيذ”. يشير هذا إلى أنك قد استوفيت المتطلبات وأنك جاهز لنقل المهمة إلى مرحلة المراجعة.

المحاضر

مقدمة: 

يتم إنشاء المحضر في نهاية اجتماع المشروع لتوثيق المناقشات والتوصيات التي تمت في الاجتماع. يتم استخدام المحضر كوثيقة رسمية لتأكيد الالتزامات والقرارات التي تم اتخاذها، وتحديد المهام المحددة والمسؤوليات المتفق عليها.

يمكن أن يحتوي المحضر على العديد من الأحداث المختلفة، مثل الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل والتدريبات والاستعراضات الدورية للمشروع. قد يتضمن المحضر أيضًا مجموعة من النقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماع، مثل الأسئلة المطروحة والاستفسارات والتحديات التي تم التعامل معها.

علاوة على ذلك، يمكن أن يشمل المحضر قائمة بالحضور والمشاركين في الاجتماع، بما في ذلك المدعوين الخارجيين أو الداخليين. وتقدم المحضر أيضًا مجموعة من النتائج والتوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، بما في ذلك المهام المحددة والمسؤوليات المتفق عليها والجدول الزمني المحدد لتنفيذها.

باختصار، يعد المحضر جزءًا أساسيًا من إدارة المشاريع، حيث يساعد في تحديد المهام المحددة والمسؤوليات المتفق عليها، وتوثيق الالتزامات والقرارات التي تم اتخاذها، وضمان أن يكون جميع أعضاء الفريق على دراية بالتحديات والأهداف المشتركة للمشروع.

ونظرا لأهمية الفعاليات يتوفر بوابة رؤى في إدارة المشاريع في قسم المحاضر لعديد من الأمور التنظيمية وغيرها.

دليل استخدام المشرف:

الوصول:

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكن للمشرف الوصول إلى المحاضر  عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “إدارة المشاريع” ثم الانتقال إلى صفحة إدارة المشاريع تظهر أيقونة “المحاضر”

  1.    القائمة الجانبية

من خلال الضغط على “إدارة المشاريع” في القائمة الجانبية يمكن للمشرف الإطلاع على صفحة إدارة المشاريع والضغط على أيقونة  “المحاضر”.

استعراض المحاضر 

يمكن لمشرف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع المحاضر  المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( المشروع , التاريخ, الوقت، الحضور الداخليين ،الحضور الخارجي، نقاط النقاش ،الأفعال الواجب القيام بها , المرفقات ).

  1. إضافة محضر : من خلال هذه الأيقونة يمكن للمشرف محضر جديد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. البحث والفلترة : يتيح محرك البحث إمكانية البحث عن محاضر  محددة من خلال كتابة جزء من العنوان والضغط على إدخال. كما يمكن فلترة النتائج بناء على اختيار حقل أو حقول محدد وإسناد قيمة له. فمثلًا يمكن اختيار حقل الأولوية واختيار واحدة من الأصناف كقيمة لكي يتم فلترة نتائج الأخبار ذات الأولوية المختارة.
  3. خيارات المحضر

عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على 3 عناصر أساسية: 

  • عرض : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف عرض تفاصيل المحضر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • تعديل : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف تعديل تفاصيل المحضر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  • أرشفة : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف من أرشفة المحضر المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

إنشاء محضر جديد

تتيح بوابة رؤى إمكانية إضافة محضر جديد للمشرف وذلك عن طريق : 

  1. أيقونة إضافة فعالية جديدة
  2. زر الإضافة 

عندما يقوم المشرف بالضغط على إحدى الخيارين يقوم النظام توجيهه إلى صفحة إدخال المحضر والتي تحتوي على المعلومات التالية : 

  1. المعلومات العامة :
    1. المشروع : يتم اختيار المشروع المطلوب
    2. التاريخ: يتم تحديد تاريخ المحضر 
    3. الوقت: يتم تحديد وقت المحضر 
    4. الحضور الداخليين  : يتم تحديد من هم الأشخاص الموجودين ضمن المشروع في المحضر 
    5. الحضور الخارجيين :  يتم تحديد من هم الأشخاص الموجودين من خارج المشروع  في المحضر 
    6. تفاصيل نقطة النقاش : يتم إدخال نقطة النقاش ووصف عن هذه النقطة والتغذية الراجعة من هذا النقاش .
    7. الأفعال (الواجب القيام بها ): يتم تحديد الحالة هل هي (قيد الانتظار او على وشك الإنتهاء او تم رفضها او تم الإنتهاء منها ).
    8. النقطة : تحديد النقطة التي تتم الأفعال عليها 
    9. المسؤول عن التنفيذ : يتم تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ هذه الأفعال . 
    10. المرفق : مرفقات ( ملفات مرفقة للفعالية )
  2. زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم حفظ المحضر في قاعدة بيانات بوابة رؤى ويتم توجيه المشرف إلى صفحة عرض المحضر .

عرض تفاصيل المحضر

يمكن للمشرف استعراض الفعالية من خلال : 

  1. الضغط على المحضر 
  2. اختيار زر عرض

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع المشرف استعراض تفاصيل المحضر 

تعديل محضر 

يمكن للمشرف تعديل المحضر من خلال : 

  1. زر التعديل في صفحة عرض المحضر 
  1. أيقونة التعديل في صفحة عرض تفاصيل المحضر 

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع المشرف تعديل تفاصيل المحضر وحفظ التعديل.  

المناقشات والتاريخ 

من خلال صفحة عرض تفاصيل يوجد قسم خاص بالمناقشات والتاريخ .

المناقشات : 

من خلال هذا القسم يمكن للمشرف إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 

التاريخ : 

من خلال هذا القسم يمكن  للمشرف إستعراض كافة العمليات التي تمت على المحضر بتحديد زمني واضح.

أرشفة محضر 

يمكن للمشرف أرشفة المحاضر من خلال الضغط على زر أرشفة  وتأكيد عملية الأرشفة 

يتم أرشفة المحضر ولن يستطيع المشرف الإطلاع عليه بعد ذلك.

دليل استخدام الموظف

الوصول 

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “إدارة المشاريع” ثم الانتقال إلى صفحة إدارة المشاريع تظهر أيقونة “المحاضر “

استعراض المحاضر 

يمكن لموظف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع المحاضر  المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( المشروع , التاريخ, الوقت، الحضور الداخليين ،الحضور الخارجي، نقاط النقاش ،الأفعال الواجب القيام بها , المرفقات ).

من خلال الضغط على المحضر يمكن استعراض تفاصيل المحضر 

المناقشات 

من خلال هذا القسم يمكن للموظف إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 

المشاريع

مقدمة 

مرحبًا بك في دليل المستخدم الخاص بكيان المشاريع الشامل لدينا ! تم تصميم هذا الدليل لتزويدك بفهم تفصيلي لكيفية الاستخدام الفعال لهذا الكيان ، من أجل تخطيط ، تنظيم وتنفيذ مشاريعك بكفاءة.

في بيئة الأعمال الديناميكية الحالية ، تلعب إدارة المشاريع الناجحة دورًا حاسمًا في تحقيق الأهداف التنظيمية. يقدم كيان المشاريع الخاص بنا مجموعة قوية من الميزات والأدوات لدعمك طوال دورة حياة المشروع بالكامل، وتمكينك من التعاون وتتبع التقدم وتحقيق نتائج استثنائية.

سواء كنت مدير مشروع أو قائد فريق أو عضو فريق ، فإن دليل المستخدم هذا سيكون بمثابة دليلك الشامل لفهم إمكانات كيان المشاريع. انطلاقا من بدء مشروع جديد وحتى انهائه.

لقد قمنا بتصميم دليل المستخدم هذا لتسهيل عملية استخدام كيان المشاريع, من خلال توفير إرشادات مفصلة خطوة بخطوة، مصحوبة بلقطات شاشة وأمثلة.
أثناء الخوض في دليل المستخدم هذا، نشجعك على استكشاف الميزات والوائف وتجربة الإعدادات المختلفة ، ومدى تكييفها مع احتياجاتك لإدارة المشروع الخاص بك. لا تتردد في الرجوع إلى هذا الدليل متى احتجت إلى مساعدة أو توضيح، إدارة مشروع موفقة !

دليل استخدام مدير المشروع

الوصول

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكن لمدير المشروع الوصول إلى المشاريع عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على أيقونة “إدارة المشاريع”  ثم الانتقال إلى صفحة المشاريع يظهر قسم الإدارة في أسفل الصفحة و من ثم  أيقونة “إضافة/تعديل مشروع”.

استعراض المشاريع 

يمكن لمدير المشروع في بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع المشاريع المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول شامل لـ ( العنوان, الوصف , النوع ، صاحب المشروع , القسم, مدير المشروع , الفريق ).

  1. إضافة مشروع : من خلال هذه الأيقونة يمكن لمدير المشروع إضافة مشروع جديد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  1. خيارات المشروع

عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على 3 عناصر أساسية: 

  1. عرض : من خلال هذا الزر يستطيع مدير المشروع عرض تفاصيل المشروع المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. تعديل : من خلال هذا الزر يستطيع مدير المشروع تعديل تفاصيل المشروع المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

إنشاء مشروع جديد

تتيح بوابة رؤى إمكانية إضافة مشروع جديد لمدير المشروع وذلك عن طريق :

  1. أيقونة إضافة مشروع جديد
  2. زر الإضافة

عندما يقوم مدير المشروع بالضغط على أحد الخيارين يقوم النظام بتوجيهه لى صفحة إدخال المشروع والتي تحتوي على المعلومات التالية :

  1. المعلومات العامة
    1. الإسم : يتم اختيار اسم المشروع
    2. الوصف : وصف المشروع 
    3. النوع : يتم اختيار نوع المشروع
    4. صاحب المشروع : يتم اختيار صاحب المشروع من بين المستخدمين المسجلين في قاعدة البيانات.
    5. القسم : يتم اختيار قسم من بين الوحدات التنظيمية.
    6. مدير المشروع :  يتم اختيار مدير المشروع من بين المستخدمين المسجلين في قاعدة البيانات.
    7. اسم المسؤول : مدير المشروع الخارجي ( ملاحظة يتم إخفاء هذا الحقل في حالة كان المشروع داخلي )
    8. البريد الالكتروني : بريد مدير المشروع الخارجي ( ملاحظة يتم إخفاء هذا الحقل في حالة كان المشروع داخلي )
    9. رقم التواصل :  رقم مدير المشروع الخارجي ( ملاحظة يتم إخفاء هذا الحقل في حالة كان المشروع داخلي ).
  2. الفريق : 
    1. الأعضاء :  يتم اختيار أعضاء المشروع من بين المستخدمين المسجلين في قاعدة البيانات.
  3. زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم حفظ المشروع في قاعدة بيانات بوابة رؤى ويتم توجيه مدير المشروع إلى صفحة عرض المشاريع.

عرض تفاصيل المشروع 

يمكن لمدير المشروع استعراض المشروع من خلال :

  1. الضغط على المشروع 
  2. اختيار زر عرض 
  • بعدها  يستطيع مدير المشروع استعراض تفاصيل المشروع   : 

تعديل مشروع 

يمكن لمدير المشروع تعديل المشروع من خلال : 

  1. زر التعديل في صفحة عرض المشاريع
  2. أيقونة التعديل في صفحة عرض تفاصيل المشروع 

بعدها  يستطيع مدير المشروع تعديل تفاصيل المشروع وحفظ التعديل.  

المناقشات والتاريخ 

في صفحة عرض تفاصيل يوجد قسم خاص بالمناقشات والتاريخ .

  • المناقشات :  من خلال هذا القسم يمكن لمدير المشروع إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 
  • التاريخ :

من خلال هذا القسم يمكن  لمدير المشروع إستعراض كافة العمليات التي تمت على المشروع بتحديد زمني واضح.

دليل استخدام الموظف

الوصول 

يمكن للموظف الوصول إلى المشاريع الخاصة به عن طريق : 

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على ايقونة “إدارة المشاريع” ثم الانتقال إلى صفحة المشاريع تظهر ايقونة

  1. القائمة الجانبية 

من خلال الضغط على “المشاريع” في القائمة الجانبية يمكن للموظف الاطلاع على صفحة المشاريع والضغط على أيقونة ” المشاريع “.

استعراض المشاريع

يمكن لموظف رؤى أن يقوم بعرض جميع المشاريع المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحوي ( الاسم, الوصف ، النوع, صاحب المشروع, القسم, مدير المشروع ).

من خلال الضغط على زر عرض يمكن للموظف استعراض تفاصيل المشروع.

القضايا

مقدمة 

يعمل هذا المستند كدليل لكيان القضايا. يعد هذا الكيان جزءًا من نظام إدارة المشاريع لدينا والذي يساعد في تتبع وإدارة قضايا المشروع أو القضايا التي تنشأ أثناء دورة حياة المشروع. يتيح لك هذا الكيان إنشاء القضايا وتحديثها وتتبعها بسهولة.

تم تصميم دليل المستخدم هذا لتزويدك بلمحة عامة عن كيان القضايا و ميزاته وكيفية استخدامها بفعالية و الذي سيغطي المواضيع التالية: 

  • إنشاء وإدارة القضايا 
  • استعراض القضايا  
  • تعديل قضية
  • تعيين القضايا لأعضاء الفريق

نأمل أن يساعدك دليل المستخدم هذا كي تصبح بارعًا في استخدام كيان القضايا لإدارة قضايا المشاريع بفعالية. إذا كانت لديك أية أسئلة أو تعليقات ، فلا تتردد في التواصل مع فريق الدعم لدينا.

عملية القضية

قبل الدخول في تفاصيل استخدام كيان القضية, لنوضح أولا المراحل التي يمر منها القضية داخل شركتنا, و هي كالتالي : 

  1. البداية : إنشاء قضية جديد بإرسال تفاصيل من قبيل [ المشروع المرتبط – العنوان – الوصف – التاريخ – درجة الخطورة (حرجة , كبيرة , طفيفة أو تحسينية), الأولوية (حرج ,عالي , متوسط ,منخفض) – النوع (خطأ أو فشل , إقتراح ,تواصل , طلب دعم) – الحالة (مفتوح – مؤجل – قيد المعالجة –  تم الإبلاغ – في الانتظار – غير صالح – عولج ) – الرابط – المرفق المرتبط].
  2. مراجعة القضية : يتم إرسال القضية إلى مدير المشروع لمراجعتها وتحديد الموكل إليه. يمكن لمدير المشروع إما رفض القضية ( في هاته الحالة تنتقل القضية إلى مرحلة النهاية وتسجل كقضية مغلقة ) أو الموافقة عليها لينتقل سير العمل للمرحلة الموالية.
  3. معالجة القضية :  إذا تمت الموافقة من مدير المشروع، فسيتم إرسال القضية إلى الموكل إليه لمعالجتها. في هذا الوقت يمكن له القيام بالعديد من الإجراءات.
    1. إعادة : إعادة القضية إلى المدير
    2. إعادة الإسناد : طلب إعادة إسناد القضية
    3. طلب إنشاء مهمة : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء إنشاء مهمة, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    4. طلب إرسال بريد إلكتروني : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء إرسال بريد إلكتروني, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    5. طلب متطلب تقني : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء متطلب تقني, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    6. طلب متطلب أعمال : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء متطلب أعمال, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    7. طلب جدولة اجتماع : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء جدولة اجتماع, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    8. الإبلاغ عن الفشل : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء إبلاغ عن الفشل, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    9. طلب تغذية راجعة : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء تغذية راجعة, تأتي هاته المرحلة لمعالجة الطلب, ثم يعود الطلب إلى الموكل إليه في مرحلة معالجة القضية.
    10. الموافقة على إغلاق القضية : بعد اختيار الموكل إليه لإجراء إغلاق القضية, تأتي هاته المرحلة للموافقة على الطلب, ثم ترسل القضية إلى مرحلة النهائية.
  4. النهاية : اكتمال عملية تسجيل القضية.

دليل الاستخدام : 

  • بعد تلقي نظرة شاملة عن المراحل التي يمر منها تسجيل القضية , يمكننا الآن الخوض في دليل استخدامها, و هنا سنقسم الدليل حسب الأدوار.

دليل الموظف

  • مقدمة

تم تصميم هذا الدليل لتوجيهك كمستخدم نهائي خلال عملية تسجيل القضايا. و سيكون دورك مقتصرا على إنشاء القضية ,و هذا ما ستجده مفسرا في الفقرات القادمة.

  • الوصول

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكن للموظف الوصول إلى القضايا عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على أيقونة “إدارة المشاريع”  ثم الانتقال إلى صفحة القضايا يظهر قسم الروابط السريعة و من ثم  أيقونة “القضايا.

  1. القائمة الجانبية 

من خلال الضغط على “إدارة المشاريع” في القائمة الجانبية يمكنك الاطلاع على صفحة القضايا والضغط على أيقونة  “القضايا”.

  • استعراض القضايا 

يمكن لموظف بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع القضايا المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحتوي على المعلومات التالية (المشروع المرتبط – العنوان  – الوصف – التاريخ – درجة الخطورة (حرجة , كبيرة , طفيفة أو تحسينية), الأولوية (حرج ,عالي , متوسط ,منخفض ) – النوع (  خطأ أو فشل , اقتراح ,تواصل , طلب دعم) – الحالة (مفتوح , قيد التخطيط , تم الإبلاغ , تم الحل , غير صالح , تم القبول , مغلق , مؤجل , للمناقشة , التحقق من التعليق – الموكل إليه )

  1. إضافة قضية : من خلال هذه الأيقونة يمكنك إضافة قضية جديدة (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. : خيارات القضية : عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على
    • عرض : من خلال هذا الزر يستطيع المشرف عرض تفاصيل القضية المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

تتيح بوابة رؤى إمكانية إضافة قضية جديدة للموظف وذلك عن طريق : 

  1. أيقونة إضافة قضية جديدة
  2. زر الإضافة

عندما تقوم بالضغط على أحد الخيارين يقوم النظام بتوجيهك إلى صفحة إدخال القضية والتي تحتوي على المعلومات التالية :

  • معلومات الإدخال :
    •  المشروع : المشروع الذي استنبطت منه القضية
    • اسم المشكلة : عنوان القضية
    • وصف المشكلة : وصف القضية
    •  تاريخ التقرير : تاريخ القضية
    • نوع المشكلة: تصنيف من الخيارات التالية  (  خطأ أو فشل , إقتراح ,تواصل , طلب دعم)
    •  الأولوية : تصنيف من الخيارات التالية  (حرج ,عالي , متوسط ,منخفض )
    • الحالة : تصنيف من الخيارات التالية (مفتوح – مؤجل – قيد المعالجة –  تم الإبلاغ – في الانتظار – غير صالح – عولج )
    • التعليق : تعليق الموظف على القضية
    • الرابط : رابط خارجي للقضية ( في حالة كان متوفر مثلا في حالة الاقتراح )
    • المرفق المرتبط : مرفقات إضافية لدعم المعلومات حول القضية 
    • موكلة إلى : اختيار اسم الموكَّل بمعالجة القضية
    • مسؤول التنفيذ : المسؤول عن تنفيذ القضية 
  • زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم إرسال القضية إلى مرحلة الراجعة عند مدير المشروع.
  • العرض : عرض تفاصيل القضية الجديدة من خلال النقر عليها

يمكنك استعراض القضية من خلال : 

  1. الضغط على القضية 
  2. اختيار زر عرض 
  3. بعد اختيار أحد الخيارين  تستطيع استعراض تفاصيل القضية   : 
  • تظهر صفحة التفاصيل  :
    • معلومات القضية : المعلومات المُدخلة
    • تدفق العمل : يظهر مراحل القضية 
    • تاريخ القضية : تاريخ العمليات التي أجريت على هذه القضية
    • مرحلة القضية + أيقونة : تتغير حسب مرحلة القضية.

دليل مدير المشروع

  • مقدمة

تم تصميم هذا الدليل لتوجيهك كمدير مشروع خلال عملية إدارة القضايا. و سيكون دورك مقتصرا على مراجعة القضايا القادمة إليك ,و هذا ما ستجده مفسرا في الفقرات القادمة.

  • الوصول

بدءا من بوابة رؤى: https://portal.roaa.tech/ ، يمكنك الوصول إلى القضايا عن طريق :

  • الإشعارات : 
    • كمدير مشروع ستتوصل بإشعار يخبرك بأنه تمت إضافة قضية جديدة تحتاج إلى مراجعة منك, و بالضغط على هذا الإشعار سيأخذك النظام مباشرة إلى صفحة تفاصيل القضية.
  • إدارة القضايا 

يمكنك مراجعة القضية من خلال صفحة التفاصيل : 

يتيح لك النظام الإجراءات التالية لمساعدتك على معالجة القضية : 

  1. إنشاء مهمة : بعد اختيارك لهذا الإجراء, تأتي مرحلة طلب إنشاء مهمة  لمعالجة طلبك, ثم يعود الطلب إليك في مرحلة معالجة القضية.
  1. إرسال بريد إلكتروني : بعد اختيارك لهذا الإجراء, تأتي مرحلة, تأتي مرحلة طلب إرسال بريد إلكتروني لمعالجة طلبك, ثم يعود الطلب إليك في مرحلة معالجة القضية.
  2. جدولة اجتماع :  بعد اختيارك لهذا الإجراء, تأتي مرحلة  طلب جدولة اجتماع لمعالجة طلبك, ثم يعود الطلب إليك في مرحلة معالجة القضية.
  3. الإبلاغ عن الفشل : بعد اختيارك لهذا الإجراء, تأتي مرحلة الإبلاغ عن الفشل لمعالجة طلبك, ثم يعود الطلب إليك في مرحلة معالجة القضية.
  4. تغذية راجعة : بعد اختيارك لهذا الإجراء, تأتي مرحلة طلب تغذية راجعة  لمعالجة طلبك, ثم يعود الطلب إليك في مرحلة معالجة القضية.
  5. إغلاق القضية : بعد اختيارك لهذا الإجراء, تأتي مرحلة الموافقة على إغلاق القضية لتسجيل إغلاق القضية, ثم ترسل  إلى المرحلة النهائية.

تقارير الخطأ

ملاحظة :  كيان القضايا مرتبط بكيان تقارير الأخطاء تم تصميم هذا الكيان لتبسيط عملية إعداد التقارير والتأكد من تتبع جميع المشكلات والإبلاغ عن حالات الإخفاق في معالجة القضايا.

 ملاحظة :تستطيع استعراض / إضافة تقرير خطأ جديد من خلال صفحة تفاصيل القضية

معلومات تقرير الخطأ 

  • القضية المرتبطة : مصفوفة لاختيار القضية المعنية
  • التاريخ : تاريخ التقرير
  • العنوان : عنوان التقرير
  • الوصف : معلومات إضافية عن التقرير
  • الأولوية : أولوية التقرير  – تصنيف من الخيارات التالية  (حرج ,عالي , تحسين ,منخفض ), 
  • الحالة : تصنيف من الخيارات التالية  (مفتوح , تم التخطيط , تم الإبلاغ , تم الحل , غير صالح , معلق)
  • صورة/فيديو : صورة/فيديو للتقرير
  • تم الرفع : حقل تحقق من رفع التقرير
  • الملاحظات : ملاحظات عن التقرير
  • المكلف : اختيار الموظف المكلف بالتقرير

البريد الالكتروني

ملاحظة :  كيان القضايا مرتبط بكيان البريد الإلكتروني تم تصميم هذا الكيان لتبسيط عملية إدارة البريد الإلكتروني والتأكد من تتبع جميع الرسائل المتعلقة بالقضايا.

 ملاحظة :تستطيع استعراض / إضافة بريد الكتروني جديد من خلال صفحة تفاصيل القضية

معلومات البريد الالكتروني 

  • القضية المرتبطة : مصفوفة لاختيار القضية المعنية
  • التاريخ : تاريخ ارسال البريد الالكتروني
  • العنوان : عنوان رسالة البريد الإلكتروني
  • الموضوع : موضوع رسالة البريد الإلكتروني
  • المتلقي : متلقي رسالة البريد الإلكتروني

التحديثات

مقدمة 

يعمل هذا المستند كدليل للتحديثات، وهو مكون مهم من مكونات نظام بوابة رؤى, و هو مصمم لمساعدتك على تتبع آخر التطورات في المشاريع والقضايا داخل الشركة.

 في بيئة العمل سريعة الخطى اليوم ، يعد البقاء على اطلاع دائم بتقدم المشاريع أمرًا ضروريًا لإدارتها بكفاءة. فاستخدام وحدة “التحديثات” ، يمكنك بسهولة من إنشاء وعرض التحديثات المتعلقة بمعالم المشاريع وإصلاحات الأخطاء والأحداث المهمة الأخرى المتعلقة بالمشاريع. ترتبط هذه الوحدة أيضًا بوحدة الجداول الزمنية ، والتي تتيح لك تتبع الوقت الذي تقضيه في كل تحديث. يوفر دليل المستخدم هذا نظرة عامة حول كيفية استخدام وحدة التحديثات ووحدة الجداول الزمنية معًا بشكل فعال.

سيرشدك دليل المستخدم على فهم الميزات والوظائف المتعلقة بكيان التحديث، و بالتالي تستطيع البقاء على اطلاع بتحديثات الموظفين .

دليل استخدام مدير المشروع

الوصول

بدءا من بوابة رؤى  يمكن لمدير المشروع الوصول إلى التحديثات عن طريق  

  1. الروابط السريعة في الصفحة الرئيسية : 

من خلال الضغط على أيقونة “إدارة المشاريع”  ثم الانتقال إلى صفحة التحديثات يظهر قسم الإدارة في أسفل الصفحة و من ثم  أيقونة “إضافة/تعديل تحديث”.

  1. القائمة الجانبية 

من خلال الضغط على “إدارة المشاريع” في القائمة الجانبية يمكن لمدير المشروع الإطلاع على صفحة التحديثات والضغط على أيقونة  “إضافة/تعديل تحديث”.

استعراض التحديثات 

يمكن لمدير مشروع بوابة رؤى أن يقوم بعرض جميع التحديثات المضافة إلى قاعدة بيانات بوابة رؤى من خلال جدول يحتوي على المعلومات التالية ( عنوان التحديث, المشروع, التاريخ, القسم, الحالة ).

  1. إضافة تحديث : من خلال هذه الأيقونة يمكن لمدير المشروع إضافة تحديث جديد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. البحث والفلترة : يتيح محرك البحث إمكانية البحث عن تحديثات محددة من خلال كتابة جزء من العنوان والضغط على إدخال. كما يمكن فلترة النتائج بناء على اختيار حقل أو حقول محدد وإسناد قيمة له. 
  3. نتائج التحديثات ذات الأولوية المختارة:
  1. خيارات التحديث

عند الضغط على زر الخيارات يتم استعراض قائمة منسدلة تحتوي على 3 عناصر أساسية: 

  1. عرض : من خلال هذا الزر يستطيع مدير المشروع عرض تفاصيل التحديث المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  2. تعديل : من خلال هذا الزر يستطيع مدير المشروع تعديل تفاصيل التحديث المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).
  3. أرشفة : من خلال هذا الزر يستطيع مدير المشروع من أرشفة التحديث المحدد (سيتم ذكر التفاصيل لاحقًا).

إنشاء تحديث جديد

تتيح بوابة رؤى إمكانية إضافة تحديث جديدة لمدير المشروع وذلك عن طريق : 

  1. أيقونة إضافة تحديث جديد
  2. زر الإضافة

عندما يقوم مدير المشروع بالضغط على أحد الخيارين يقوم النظام بتوجيهه إلى صفحة إدخال التحديث والتي تحتوي على المعلومات التالية : 

  1. المعلومات العامة :
    1. عنوان التحديث : عنوان التحديث عبارة عن دمج بين التاريخ و العلامات هذا الحقل يملأ تلقائيا بعد ملأ كل من هذين الحقلين.
    2. المشروع: اسم المشروع المعني بالتحديث
    3. التاريخ: تاريخ التحديث
    4. القسم : القسم الذي أجري فيه التحديث , و هذا الحقل عبارة عن مصفوفة مكونة من الوحدات التنظيمية.
    5. الحالة : يتم اختيار حالة التحديث من بين الخيارات التالية [ في الخطة , متأخر , متوقف مؤقتا , في خطر , مغلق]
    6. العلامات : علامات دالة على التحديث
    7. الملخص : ملخص التحديث
  2. القضايا: 
    1. العناصر:  يتم اختيار قضية متعلقة بالتحديث من بين القضايا المسجلة في قاعدة البيانات.
    2. الوصف : وصف القضية / معلومات إضافية.
  3. زر الحفظ : عند الضغط على زر الحفظ يتم حفظ التحديث في قاعدة بيانات بوابة رؤى ويتم توجيه مدير المشروع إلى صفحة عرض التحديثات.

عرض تفاصيل التحديث 

يمكن لمدير المشروع استعراض التحديث من خلال : 

  1. الضغط على التحديث 
  2. اختيار زر عرض 

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع مدير المشروع استعراض تفاصيل التحديث   : 

الجداول الزمنية

ملاحظة :  كيان التحديثات مرتبط بكيان الجداول الزمنية. يوفر هذا الكيان طريقة فعالة لإدارة أوقات تنفيذ المهام وضمان مدفوعات دقيقة  في الوقت المناسب.

 ملاحظة : تستطيع إضافة جدول زمني جديد من خلال صفحة تفاصيل التحديث من خلال : 

  1. الضغط على أيقونة قسم الجداول الزمنية
  2. الضغط على أيقونة + .

هكذا تفتح لك نافذة تستطيع من خلالها إدخال معلومات الجدول الزمني

معلومات الجدول الزمني 

  • التحديث : مصفوفة لاختيار التحديث المعني
  • الموظف : الموظف المكلف بالمهمة
  • المهمة : تحديد المهمة المعنية 
  • الوصف : معلومات إضافية عن المهمة
  • ساعات العمل : عدد ساعات العمل في المهمة

يمكن لمدير المشروع تعديل التحديث من خلال : 

  1. زر التعديل في صفحة عرض التحديثات 
  2. أيقونة التعديل في صفحة عرض تفاصيل التحديث 

بعد اختيار أحد الخيارين  يستطيع مدير المشروع تعديل تفاصيل التحديث وحفظ التعديل.  

المناقشات والتاريخ 

خلال صفحة عرض تفاصيل يوجد قسم خاص بالمناقشات والتاريخ .

  • المناقشات :  من خلال هذا القسم يمكن لمدير المشروع إضافة تعليق والرد على تعليق مضاف كما يمكنه تعيين مستخدم من خلال كتابة “@” متبوع باسم المستخدم . وايضَا إرفاق الملفات المختلفة. 
  • التاريخ :

من خلال هذا القسم يمكن  لمدير المشروع إستعراض كافة العمليات التي تمت على التحديث بتحديد زمني واضح.